Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Nettetal

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadt Nettetal kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Stadtverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar.

Neu ist ab sofort, dass auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse

vps@nettetal.de

an die Stadt gesandt werden können. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Nettetal eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des weiteren können die Nachrichten an die Verwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Stadt Nettetal eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. § 126a des Bürgerlichen Gesetzbuchs gilt entsprechend im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Nettetal für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Nettetal elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Nettetal unterstützt.

• S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten öffentlichen Schlüssel. Dieser steht im Download-Bereich dieser Seite zum Herunterladen bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Nettetal kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• S-Trust
• DATEV eG
• D-Trust
• TeleSec

Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

• Adobe Acrobat bis Version 11 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Textdateien im Format ASC II (.txt)
• Microsoft Word bis Version 2010 (.doc, .docx)
• Microsoft Excel bis Version 2010 (.xls, .xlsx)
• Microsoft Powerpoint bis Version 2010 (.ppt, .pps)
• Joint Photographic Experts Group (.jpg oder .jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Verwaltung zulässig.

Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann beispielsweise durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Nettetal und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden oder Institutionen.

Datenschutzhinweis

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die von Ihnen übermittelten Dokumente zum Zwecke der Recherche beim Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein gespeichert werden.